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スクール・塾・習い事教室向け入会・体験問い合わせ欠席・振替連絡

スクール・塾のAIコールセンター
授業中の電話を、AIが一次受けします

塾や習い事教室の電話は授業中に鳴ります。講師が授業を抜けて出るか、取りこぼすかの二択。しかも入会や体験の問い合わせは、保護者が動ける夕方から夜、つまり授業のピークと重なります。AIコールセンターは、入会問い合わせ・欠席や振替の連絡・体験予約の電話をAIが一次受けし、判断が必要な電話だけを講師や教室長につなぎます。

対象：学習塾・英会話・音楽教室・スポーツスクールなどの習い事教室|用途：入会・体験問い合わせの受付／欠席・振替連絡の自動受付／リマインド架電
スクール・塾でAIコールセンターが効く理由

塾・スクールの電話対応は、なぜ回らないのか

電話番のためだけの事務員を置けない教室では、授業中に電話が鳴れば講師が授業を中断して出るか、留守番電話にして取りこぼすかの二択です。どちらを選んでも、生徒か問い合わせ客のどちらかに不利益が出ます。用件を整理すると、「AIで完結できるもの」と「人が受けるべきもの」がはっきり分かれます。

用件内容AIでの扱い
入会・体験の問い合わせ料金、コース、空き状況、対象学年、体験レッスンの申し込み案内と受付を自動化。取りこぼすと機会損失に直結するため最優先で自動化する領域
欠席・振替の連絡「今日休みます」「別の曜日に振り替えたい」生徒名・クラス・日付・理由を聞き取り、記録して担当講師へ自動通知
授業・持ち物の確認授業の開始時間、教材、テスト範囲、雨天時の開講可否定型回答で自動完結
月謝・支払い引き落とし日、支払い方法、請求内容の確認定型回答で自動完結。個別の減免や滞納の相談は人へ
退会・休会の申し出退会手続き、休会の条件受付と記録まで自動化し、引き止めの面談調整は教室長へ引き継ぐ
クレーム・個別相談指導内容への不満、生徒同士のトラブル、進路相談AIで完結させない。状況を聞き取り、記録して教室長・講師へ

入会・体験の問い合わせは、夕方から夜に集中します

保護者が教室を探して電話をかけられるのは、仕事が終わったあとの夕方から夜。その時間帯は授業の真っ最中です。いちばん取りたい電話が、いちばん出られない時間に鳴るのがこの業種の特徴です。

取りこぼした問い合わせが折り返しでつながる保証はありません。比較検討中の保護者は、つながらなければ次の教室に電話します。取りこぼしがそのまま機会損失になる構造です。

当サイトの導入事例27選に掲載している類型事例では、高齢者講習の電話予約を受け付ける江南自動車学校（自動車学校の事例です）が、導入前は年間約1000万円規模の機会損失が発生していたと試算し、導入後は応答率100%、予約受付にかかる時間を1日3時間から1時間へと3分の1に短縮したと公表しています。塾・習い事教室の事例ではありませんが、「レッスンの予約電話を授業と並行して受けきれない」という課題の構造は同じです。

AIによる一次受けは24時間365日応答するため、授業中・閉室後・日曜日の問い合わせも取りこぼしません。「電話に出られる時間」と「問い合わせが来る時間」のずれを、人員を増やさずに埋められます。

欠席・振替連絡と体験予約は、定型化できる電話です

欠席・振替連絡：聞き取る項目が固定されている

欠席連絡で確認することは、生徒名・クラス（曜日・時間帯）・欠席する日・理由、振替希望の有無。毎回同じ項目を聞き取る電話は、AIがもっとも安定して処理できる類型です。聞き取った内容はそのまま記録され、担当講師へ通知されます。プッシュ操作で分岐する従来型IVRと違い、保護者は「明日の5時のクラスを休ませたいのですが」と普段どおり話すだけです。

体験予約：受付から前日リマインドまで

体験レッスンは予約を受けるだけでは終わりません。日程が近づいたら確認の連絡を入れるところまでが受付業務です。AIコールセンターは受電だけでなく、AIから架けるリマインド架電（アウトバウンド）にも対応します。

類型事例として、予約受付ではショウ・コーポレーションが「事務員の電話受付の対応時間数が約70%削減」「月間600件の予約を完了」と公表しています。リマインド架電では、メドレー（ジョブメドレー）がリマインドコールで「数時間かかっていた架電業務は数十分に短縮」「応対完了率が1.5割改善」と公表しています。いずれもスクール業の事例ではありませんが、「決まった相手に、決まった内容を、決まったタイミングで架ける」業務という点で、体験予約や面談日程のリマインドと同型です。

また当社サービスの導入事例では、株式会社宝宮設備様（エアコン工事業）が設置日確認の架電を自動化し、不在時は留守番電話にメッセージを残すところまで任せることで、「かけ直し続ける」往復をなくしています。

保護者対応は「記録が残る」ことが安心につながります

子どもを預かる業種の電話対応では、何を伝え、何を約束したかの記録が重要です。欠席連絡が講師に伝わっていなかった、振替日の認識が食い違っていた。こうした行き違いは、記憶に頼る運用では避けられません。

当社の導入事例である宝宮設備様では、受電（1日20〜50件）の約9割をAIが完結し、聞き取った内容をLINE WORKSへ自動通知する運用で、「電話を取らなくても状況が見える」状態を作っています。導入から約1週間で任せられる応対精度に到達しました。「決まった項目を聞き取り、記録して、現場に通知する」という構造は教室運営の電話と同じです。

導入の進め方（スクール・塾の場合）

  1. 直近1か月の電話を用件別に数える
    入会・体験、欠席・振替、その他の確認ごとに件数を出します。あわせて「出られなかった電話」の件数も数えます。取りこぼしの多い教室ほど、効果が数字に出やすくなります。
  2. 欠席・振替連絡の受付から始める
    聞き取る項目が固定されており、判断がほとんど要らないため、最初の一歩に向いています。授業中の電話中断がまず減ります。
  3. 入会・体験の問い合わせ対応へ広げる
    料金・コース・空き状況の案内と体験予約の受付を追加します。夜間や日曜の問い合わせを取りこぼさない体制がここで整います。
  4. リマインド架電と通知連携を整える
    体験前日の確認架電、講師への通知先（LINE WORKSなど）、SMSでの案内を設定し、受付から当日来場までの流れをつなげます。費用の考え方は費用相場のページ、サービスの選び方は比較20選にまとめています。

よくある質問（スクール・塾）

授業中にかかってきた電話はどうなりますか？講師が出る必要はありますか？
講師が出る必要はありません。AIが一次対応し、用件・お名前・連絡先を聞き取って記録します。急ぎで人が話すべき電話だけを、あらかじめ決めたルールで教室長や本部に取次ぎ、それ以外は授業後に聞き取り済みの内容を確認してから折り返せます。
欠席や振替の連絡も、AIだけで受けられますか？
受けられます。生徒名・クラス・欠席する日・理由・振替希望を聞き取り、記録したうえで担当講師へ自動通知します。保護者は番号を押す操作なしで、普段どおり話すだけです。振替先の空き状況の案内まで自動化するか、確定は人が行うかは、教室の運用に合わせて設計できます。
体験レッスンの予約はどこまで自動化できますか？
希望日時・お子さまの学年・連絡先を聞き取り、体験予約として記録します。持ち物や教室の場所はSMSで送れます。予約後は、前日にAIから確認の電話を架けるリマインド架電まで自動化でき、不在の場合は留守番電話にメッセージを残すところまで任せられます。
保護者からのクレームや個別の相談もAIに任せて大丈夫ですか？
完結はさせない設計を推奨しています。指導内容への不満や生徒間のトラブルなどは、AIが状況の聞き取りと記録までを行い、判断と対話は教室長・講師に引き継ぎます。録音と全文テキストが残るため経緯を正確に把握でき、聞き取った内容が引き継がれるので保護者が説明し直す必要もありません。
教室数や生徒数が増えると、料金も比例して上がりますか？
席数課金ではありません。月額基本料と対応量に応じた従量課金の構成のため、教室の増設で入電が増えても、受付スタッフを教室ごとに雇う必要はありません。費用は入電件数と通話時間で試算します。相場観は費用相場のページにまとめています。
まず、出られなかった電話が月に何件あるかから

自動化の効果は電話の内訳で決まります。直近1か月の入電を用件別に数えるところからご相談いただけます。欠席連絡や体験予約の実際の応対音声も、デモでご確認ください。

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出典・注記

掲載した数値はいずれも各社が公表した原文にもとづきます。塾・習い事教室そのものの事例ではないため、業務構造が同型の類型事例として紹介しています。当社（株式会社Rabona AI）はAIコールセンターの提供事業者です。

このページの監修者
鳥邉 翔（株式会社Rabona AI 代表取締役）

電話業務のAI自動化を手がける株式会社Rabona AIの代表取締役。AIによる電話の受電・架電サービス「AIコールセンター」「AIテレアポ Rabona AI」などの音声AIプロダクトの開発・提供を統括している。本サイトの記事は、公開されている一次ソース（各社公式サイト・公式プレスリリース・公的統計）にもとづき編集部が執筆し、音声AIの開発・運用実務の観点から監修している。